PROCESO DE TOMA DE DECISIONES DE LA NOTARÍA ÚNICA DE SANTO TOMAS.
En la Notaría Única de Santo Tomas tenemos clara la importancia de diseñar un buen procedimiento para tomar decisiones acertadas y proactivas a nivel profesional en cada área, buscando establecer una línea clara que nos conduzca a encontrar las soluciones idóneas a los problemas; implementar una mejor alternativa para una determinada situación o realizar de una forma más efectiva una acción, labor o función en pro del servicio notarial que nos conduzca a cumplir con nuestra misión de construir experiencias memorables en cada uno de nuestros usuarios y recurso humano.
Dentro de la estructura organizacional de la Notaría Única de Santo hemos designado recurso humano responsable de realizar diagnósticos sobre las diferentes situaciones, dificultades y obstáculos que se presentan en la rutina cotidiana de atender usuarios con múltiples necesidades y diferentes particularidades que no permiten tener definidas en todas las oportunidades los pasos a seguir o las respuestas inmediatas, sin proceder de manera responsable a analizar las posibles soluciones a un tema en particular.
Una vez identificado el problema se procede a informar al asesor de protocolo o auxiliar administrativo la directriz que se va a implementar en ese caso en particular para continuar con el proceso. Dicha respuesta se da como resultado de un consenso de un grupo primario, en caso de necesitarse el punto de vista del equipo asesor; en una situación contraria, la decisión es tomada por nuestro Asesor Jurídico quien siempre busca la legalidad, oportunidad, viabilidad y posible salida a la necesidad expuesta o del Notario Titular en caso extremo.
En cuento a temas de carácter más empresarial existe un comité conformado por los líderes de las diferentes áreas administrativas, contables y jurídicas quienes permanentemente se reúnen para trazar los lineamientos y metas que vamos a disponer cumplir de manera global por todo el recurso humano, ya que se tienen cubiertas todas las funciones que se desempeñan para llevar a cabo el ejercicio notarial con calidad, disciplina y efectividad. Gracias a que se conoce por parte de cada representante la realidad de la entidad en todos sus aspectos se puede proceder a evaluar los procedimientos y controlar cada una de las situaciones de crisis, los tiempos y maneras definidas para realizar las diferentes funciones puesto que, al conocer el rendimiento de la Notaría y sus fallas puntuales, estamos preparados para diseñar líneas de acción que aceleren las acciones de mejora que nos establecimos como reto alcanzar.
Para los procesos de toma de decisiones hemos establecido una metodología concisa, definiendo en primera medida cuáles son los aspectos prioritarios ya que los servicios notariales son un cúmulo de pequeñas labores que involucran la actuación de diversas personas y cargos, buscando la solución inmediata a aquellos que forman cuellos de botella para que las funciones lleguen a su buen término, implementando las políticas y normativas definidas para las estrategias que se empleen y preestableciendo las personas responsables de cada tarea y los requerimientos que debe seguir cada uno para completarlas.
Luego de conocer la realidad de la situación, detectar el problema y establecer criterios pasamos a determinar el lapso de tiempo para llevar a cabo las acciones definidas y fijar las fechas para evaluar el desarrollo de las estrategias que se generaron, puesto que tenemos clara la premisa de que el seguimiento a las decisiones, acciones y resultados nos garantizará que los objetivos planteados sean alcanzados con altos estándares de calidad y oportunidad.
La alta dirección de la Notaría Única de Santo siempre nos ha inculcado que el proceso para tomar buenas y efectivas decisiones requiere prestarle la suficiente atención a los detalles y necesidades, profesionalismo, compromiso responsable y, sobre todo, planificación.
PROCESO DE SELECCIÓN DE PLANTA FÍSICA
La Notaría Única de Santo está ubicada en la Calle 5 No. 11-08 en el municipio de Santo Tomas – Atlantico, cuenta con múltiples vías de acceso y diferentes medios de transporte públicos y privados que hacen de nuestra ubicación un lugar privilegiado.
El local que escogimos para prestar nuestro servicio notarial está dividido por varias oficinas que prestan servicios específicos, buscando brindar una experiencia integral, eficiente y memorable.
La entrada a la Edificación está concebida para posibilitar el ingreso a cualquier persona y mascota, existen las rampas necesarias para las sillas de ruedas, caminadores, bastones y todo tipo de ayuda necesaria para la movilidad y los implementos de seguridad óptimos para evitar inconvenientes ante una emergencia, cumpliendo con todos los protocolos estipulados en nuestro Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo.
VERIFICACIÓN LOCAL
El local consta de un pisos con una excelente distribución de áreas de trabajo pensando en la comodidad, oportunidad y seguridad de nuestros empleados y usuarios, ubicando en la entrada principal la recepción y registro de usuarios, la guía facilitadora de inclusión, los servicios de Autenticaciones, Archivo, Registro Civil, Declaraciones Extrajuicio, Atención Preferencial, carteleras de Edictos, avisos importantes y notas de inclusión, el punto de pago y la oficina del Notario. Además, se cuenta con una sala de espera, baños públicos
PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
Para ingresar a laborar en la Notaría Única de Santo Tomas tenemos estructurado el siguiente procedimiento, el cual incluye algunas acciones previas al momento de presentarse la vacante.
Cuando llega al correo institucional o de forma física a la recepción de la Notaría un formato de hoja de vida, observamos el contenido de la misma, haciendo énfasis en las habilidades y competencias laborales de la persona, sin dejar de lado la experiencia que tiene en campos relacionados con el ejercicio notarial.
Si es idónea por cumplir con los anteriores estándares, desde la Dirección Administrativa se procede a hacer una primera entrevista abierta o libre, para conocer a través de la espontaneidad y un diálogo fluido a la persona y evaluar su actitud, disposición, nivel de educación y motivación, dándole un primer barrido a lo estipulado en su currículum.
En la hoja de vida se van plasmando los valores que se observan y el posible impacto positivo que podría generar de ser vinculada esa persona a algunos de los cargos que se desempeñan en la Notaría.
La hoja de vida se archiva y en el momento que se presenta la vacante o necesidad de restructurar cargos y funciones se hace una búsqueda en “la carpeta de posibles vinculaciones” y se cita para realizar una entrevista individual y dirigida con el señor notario a las personas postuladas, herramienta que nos aporta los datos que necesitamos para discriminar entre los candidatos y valorar cuál es la persona que más se ajusta a las necesidades y responsabilidades del puesto a suplir. En este encuentro se busca obtener información sobre el desempeño en puestos anteriores en base a las habilidades demandadas por el mismo, conocer sus éxitos de gestión, analizar su proceso de toma de decisiones, la forma en que toma la palabra, la disposición para trabajar en equipo y bajo presión, el nivel de liderazgo, el respeto por los conductos regulares y los valores y principios que componen su “ser”, aspecto fundamental para ingresar al equipo de la Notaría.
Después de conocer a todos los aspirantes y hacer la detección de los puntos diferenciales de cada candidato se hace un comité directivo y se escoge a la persona que expuso mayor potencial y valor agregado para el desempeño del puesto.
El Área administrativa contacta a la persona seleccionada y empieza el proceso de vinculación a la entidad a través de un contrato a término indefinido.
Se hace la inducción respectiva al cargo, la cual incluye la lectura y posterior aprobación del Reglamento Interno de Trabajo, luego se procede a la incorporación al cargo, entregando materiales y herramientas digitales, usuarios y contraseñas, de ser necesarias para el desempeño laboral.
Se hace acompañamiento permanente y evaluaciones periódicas de desempeño para procurar el mejoramiento continuo y mayor eficacia y eficiencia en el rendimiento laboral del nuevo empleado, además se le acompaña con encuentros periódicos de capacitación y motivación enfocados en el crecimiento personal y profesional.